In 2016 heb ik bij een van mijn opdrachtgevers een informatieplan opgesteld met Human Resources (HR) en met het Facilitair Bedrijf.
Deze blog is een samenvatting van mijn presentatie over informatieplannen bij de nieuwjaarsbijeenkomst van Cloudwatch op 12 januari 2017.
De samenwerking tussen “de business” en ICT is niet altijd een gelukkige samenwerking. Met de business wordt dan gedoeld op de bedrijfsonderdelen buiten ICT. Organisaties duiden de business ook wel aan als het (primaire) proces, de (core) business, of de operatie.
Helaas is de business in veel organisaties nog vaak de partij die ICT overvraagt met allerlei “wilde plannen” en is ICT de partij die niet de oplossingen of de kwaliteit kan leveren die de business vraagt. En dat terwijl de voortschrijdende automatisering ervoor zorgt dat de business steeds verder wil en moet automatiseren en ICT alleen de juiste oplossingen en kwaliteit kan leveren wanneer zij begrijpt wat de business nodig heeft en hoe deze zich ontwikkelt.
Business-IT-alignment: moeten of willen
Hebben we het hier dan over klassiek business-IT-alignment? Deels wel, maar wel met een andere insteek. Persoonlijk heb ik een wat negatief gevoel bij het woord “alignment”, omdat het vaak wordt gebruikt samen met “moeten” en alles wat er misgaat: “We moeten meer alignen, want het gaat niet goed“.
Bovendien zie je de term “alignment” vaak in de context van het klassieke demand-supplymodel. Daarin is de business de vragende partij en mag ICT leveren. Gezien de eerder genoemde veranderende verhoudingen tussen business en ICT is de vraag of dat model nog wel stand kan houden, maar dat is stof voor een andere blog.
Het informatieplan als gedeeld verlangen
Een positievere aanpak vind ik het om te kijken naar de wederzijdse wensen voor de toekomst: “wat willen we bereiken“, in plaats van “wat moeten we voorkomen“. Het onderwerp waar de business en ICT elkaar altijd raken is op het gebied van informatie, daarom noemen we het plan waarin we de gezamenlijke wens beschrijven een informatieplan.
Uiteraard vraagt het uitwisselen van wensen wederzijds vertrouwen, maar als daarvoor een basis is, zal al snel blijken dat er – naast specifieke wensen vanuit ICT of business – ook gedeelde wensen zijn.
Wie wil er nu niet een betere dienstverlening, minder applicaties, betere samenwerking met andere bedrijfsfuncties of lagere kosten? En als het een klein beetje meezit zijn er ook autonome technologische ontwikkelingen die opeens heel goed inzetbaar blijken voor een probleem in de business.
Het informatieplan als gedeeld vocabulaire
Door samen te werken aan een plan ontwikkelt zich ook een gezamenlijke taal. Het spreken van dezelfde taal versterkt ook het begrip binnen het team dat het plan maakt. Maar ook kan blijken dat een plan dat voor business of ICT zélf heel duidelijk lijkt meer uitwerking nodig heeft om het concreet te maken voor de ander. Dit helpt ook de eigen plannen aan te scherpen.
Je kunt bijvoorbeeld moeilijk een plan maken over het verbeteren van de gebruikerservaring, als je niet van gedachten hebt gewisseld over wat een gebruikerservaring goed maakt. En ook een systeemarchitectuur heeft uitleg nodig om de toegevoegde waarde ervan voor de business duidelijk te maken.
Het informatieplan als gedeelde verwachting
Als we elkaar eenmaal verstaan en weten wat onze wensen zijn gaat het om de vraag hoe we elkaar kunnen versterken, hoe we onze doelen gaan bereiken en met welke afhankelijkheden we te maken hebben. Dat kan gaan om afhankelijkheden tussen onderdelen van het plan, maar ook om externe invloeden van binnen of buiten de organisatie.
Daarmee vormt zich het informatieplan tot een gezamenlijke strategie, roadmap en/of projectenportfolio.
Het informatieplan als verbinding
Een informatieplan kan worden gemaakt voor één of meerdere bedrijfsonderdelen. Het afstemmen van verlangen, vocabulaire en verwachting kan voor een afzonderlijke bedrijfsfunctie worden uitgevoerd. Wanneer echter gelijktijdig of achtereenvolgens voor meerdere bedrijfsfuncties een informatieplan wordt gemaakt zul je al gauw zien dat er overeenkomende ontwikkelingen in dienstverlening zijn en dat verschillende wensen soms met dezelfde technologie ondersteund kunnen worden. Op die manier bevorderen informatieplannen niet alleen de samenwerking tussen business en ICT, maar leggen ze ook een basis voor onderlinge samenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen.
Wilt u van gedachten wisselen over wat een informatieplan voor uw organisatie zou kunnen betekenen, neem dan contact met mij op, of laat een reactie achter hieronder.